Organisation:  Warum - Wann - Wie ?

Die kaufmännische Organisation ist das Gerüst des Unternehmens. Sie schafft die Ordnung die Sicherheit gibt, dass alle Aufgaben effektiv erledigt werden. Sie ist ein Konstrukt aus Aufgabenbereichen und Abläufen und vermittelt den Mitarbeitenden eine Struktur. In ihr sind Verantwortlichkeiten und Hierarchien genauso verankert wie Arbeits- und Informationsfluss.

In der Regel ist es eine bis maximal eine Handvoll Person/en, die sich in das Abenteuer „Selbstständigkeit“ wagen. Und dennoch wird sofort organisiert: Es werden Aufgaben entweder verteilt oder von einer Person in der erforderlichen Abfolge erledigt (die persönliche Organisation).

 

Das Unternehmen wächst und für bestimmte Aufgaben werden Mitarbeiter eingestellt. Der ganze Betrieb besteht aus einem Team in dem die Informationen ganz selbstverständlich fließen. Da jeder einzelne  direkt ins gesamte Firmengeschehen mit eingebunden ist und „etwas Neues schaffen“ stark verbindet, ist die Identifikation mit dem Betrieb sehr groß. Noch wird eine Darstellung der Organisation nicht unbedingt benötigt, da sich die Struktur aus den betrieblichen und persönlichen Gegebenheiten und Belangen ergibt.

Spätestens ab der nächsten Wachstumswelle ist es allerdings sinnvoll zu definieren wer welche Aufgaben erfüllt,  wie die Verantwortungsbereiche verteilt sind und wie der Arbeits- und Informationsfluss sich gestaltet, damit für optimale Abläufe gesorgt ist. Auch die Hierarchien, egal ob steil, flach oder aufgabenbezogen sollten klar dargestellt werden.

 

Es ist eher kontraproduktiv sich am grünen Tisch eine Organisationsform zu kreieren und dann die Abläufe dort hineinzupressen. Warum nicht die natürlich gewachsene - so sie gut funktioniert – Organisation als solche definieren? Wo es hakt kann man ja modifizieren. Wichtig ist die Festlegung und Dokumentation zur Sicherheit und Klarheit für alle Beteiligten.


Wird die Notwendigkeit einer Überprüfung der Strukturen jetzt und auch bei allen weiteren Veränderungen nicht gesehen – da diese Prozesse schleichend vonstattengehen sind sie im Alltagstrott oft nicht zu erkennen oder es fehlt die Zeit  – kann es passieren, dass Ärgernisse, Blockaden die den Betrieb aufhalten, Missverständnisse durch die Fehler entstehen oder allgemeine Unzufriedenheit auftreten. Vielleicht werden ohne Absprache eigenmächtig Maßnahmen von Mitarbeitern ergriffen oder – was häufiger vorkommt – alle Verantwortungen und Entscheidungen auf den Schultern des Chefs abgeladen.

 

Die Schaffung oder Aufrechterhaltung optimaler Unternehmensabläufe wird wesentlich unterstützt und vereinfacht durch ein wertschätzendes Miteinander und eine Kommunikation auf Augenhöhe. Wird jedem Mitarbeiter das Gefühl der Zugehörigkeit gegeben, entsteht eine größere Unternehmensverbundenheit und Identifikation mit der Arbeit. Ein besseres Verständnis der Zusammenhänge führt zu einem größeren Weitblick, zu mehr Flexibilität, zu mehr  Arbeitseinsatz und zu mehr „Mitdenken“.

 

Ich weiß was Sie sagen wollen und Sie haben Recht:

 

„Im Prinzip weiß ich das doch alles. Nur was kann ich konkret in der Praxis tun und wann soll ich das machen – nachts?“

WAS:

Sie könnten zum Beispiel in regelmäßigen Abständen Ihre Mitarbeiter im Betrieb aufsuchen und sie fragen wie es aus ihrer Sicht läuft, wo etwas hakt, was sie sich für ihren Arbeitsplatz wünschen, was besser sein könnte. Glauben Sie mir: Ihre Mitarbeiter wissen sehr gut wo es Reibungen oder Blockaden gibt und auch schon frühzeitig! Nur wenn sie nicht gehört werden, äußern sie ihren Unmut in Stammtischparolen.

Sprechen Sie auch mal die persönlichen Dinge der Mitarbeiter an – so diese bereit sind mit Ihnen darüber zu reden: Wie geht es der Familie, welche Interessen hat der Mitarbeiter in der Freizeit, wünscht er sich Weiterbildung, etc.. Nur bitte respektvoll, wertschätzend und ehrlich! Bei so plötzlich gezeigtem Interesse könnten sonst Irritationen und Zweifel an der Beständigkeit des Arbeitsplatzes aufkommen.

Ältere können sich sicher noch an Zeiten erinnern, in denen es ganz natürlich war, sich entweder nach Feierabend oder auch in einer Kurzpause bei einer Flasche Bier mit Chef und Kollegen über Alltägliches und Betriebliches auszutauschen.

WANN:

Nehmen Sie dieses als eine wichtige, regelmäßige Tätigkeit in Ihren Zeitplan auf! Wie oft hängt unter anderem davon ab wie häufig es in Ihrem Betrieb Veränderungen gibt und natürlich von Ihrer eigenen Bereitschaft dazu.

 

Haben Sie wirklich keine Zeit dazu oder Sie sind nicht der Typ für „Informations- und Motivations-Smalltalk“, beauftragen Sie eine Person Ihres Vertrauens aus dem Betrieb oder einen „externen Beobachter“ mit dieser Aufgabe.

 

Die Investition an dieser Stelle – egal ob Zeit oder Geld – wird sich sehr schnell und anhaltend positiv auf das Betriebsklima und den Erfolg Ihres Unternehmens auswirken.

 

Gutes Gelingen wünscht

Martina Rodenbostel

Orga und Coaching UG